効率的なスケジュールの立て方

仕事がなかなか終わらず毎日のように残業をしているという悩みを抱えている方は多いと思います。
「仕事が多すぎる」と嘆きたくもなりますが、単純に効率が悪いだけの場合もあります。

効率よく仕事をする為にはスケジュールを立てて作業することが重要です。
仕事をする時に全くスケジュールを立てていないという方や一応スケジュールを立てているけどあまり有効に活用できていないという方は、自分の作業を見直して効率的なスケジュールを立てるようにしましょう。

効率的なスケジュールを立てるための4つの手順

Todo
スケジュールは以下の4つの手順で行います。
・自分の作業を書き出す
・作業の問題点を見つける
・優先順位をつける
・いつやるかを明確にする

自分の作業を書き出す

自分の作業を全て書き出します。メールチェックなどちょっとした作業も書き出しておきます。
それぞれにかかっている時間や作業をしている時間帯も書き出します。

作業の問題点を見つける/h3> 仕事がなかなか終わらない場合は必ずその原因があります。 「どんな仕事に時間がかかっているのか?」、「集中力の高い時間にメールチェックなどの単純作業をしていないか?」など、自分の作業を見直してみましょう。

時間がかかっている作業などの仕事の問題点を見つけることで自分が改善すべき課題が見えてきます。
集中力のある時間が分かれば重要な作業をその時間に置くことでパフォーマンスを改善できます

優先順位をつける

仕事の優先度は重要度と緊急度で決め、以下の4種類に分類します。

・緊急度と重要度の高い仕事
・緊急度は低いが重要度の高い仕事
・緊急度は高いが重要度の低い仕事
・緊急度も重要度も低い仕事

最も優先すべきはもちろん「緊急度と重要度の高い仕事」です。
次に優先すべきは「緊急度は低いが重要度の高い仕事」です。

一見「緊急度は高いが重要度の低い仕事」を優先した方がよさそうに見えますが、緊急度が低い仕事も徐々に緊急度が上がっていきいずれは緊急度の高い仕事になります。
そうなってしまうと緊急度の高い仕事となってしまいます。

いつやるかを明確にする

優先度を決めたらいつやるかを明確にしましょう。
いつやるかを決めないとずっとやらないものが必ず出てきます。

やる日が決まったらスケジュール帳やカレンダーツールに予定を書き込んでいきしょう。
作業にかける時間も明確にしておきます。

スケジュールは随時見直しをしよう

スケジュールを立てる
スケジュールは作ったら終わりではありません。
予定通り進めば良いですが、遅れてしまう場合もあります。

逆に前倒しで進んでいる場合は一見問題ないように見えますが、
スケジュールの精度に問題がある為見直しておきましょう。

予定より遅れている場合に考えるべきこと

なぜ遅れてしまったいるかを明確にします。

また、遅れている場合でもよかった点は見つかる可能性があるのでそれも書き出しておきましょう。

予定通りにうまく行っている場合に考えること

予定通りに進んでいる場合や前倒しで進んでいる場合はどこがよかったかを書き出しておきましょう。

また、予定通り進んでいたとしても予定時間を超過したり逆に時間を取り過ぎている場合など改善点が見えてきます。
それも書き出しましょう。

修正案を考える

書き出してよかった点や悪かった点を元に改善案を書き出します。

まとめ

スケジュールを立てることは効率的に仕事をする為には重要なことです。
作業を細かく見直して効果的なスケジュールを立てるようにしましょう。

スケジュールは作成して終わりではありません。日々改善していく必要があります。
スケジュールの作成と修正を繰り返してより効率的な作業を目指しましょう。

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