こんにちは、みやびのです。
テレワーク歴は4年ほど。
今回は、テレワークにおすすめのWebサービス・アプリを紹介します。
テレワーク中にメンバーと円滑なコミュニケーションをするためにはWebサービスやアプリの活用が有効です。
うまく活用すればオフィスで一緒に働く以上に効率的な作業ができるので、積極的に活用していきましょう。
おすすめのアプリは以下の通り。
・Googleカレンダー
・Slack
・Trello
・Googleドライブ
・Googleスプレッドシート
・esa.io
いずれもパソコンだけではなくスマホからも利用可能です。
目次
テレワークにおすすめのサービス・アプリ6つ
テレワークの場合直接会うことができないため、コミュニケーションは難しくなります。円滑なコミュニケーションをするためにもWebサービスやアプリを有効に活用しましょう。
Googleカレンダー
Googleが運営しているカレンダー共有サービスです。個人の予定を追加できるだけでなく、他の人を自分のカレンダーに招待することで予定を共有することができます。
また、他のアプリ(SlackやTodoistなど)とも予定を共有可能です。
テレワークで活用する場合、お互いの予定の確認や会議時間の調整などに活用できます。
カレンダーは複数作ることができるので個人閲覧用と共有用で切り分けることも可能です。
関連記事＞＞Googleカレンダーを使いこなす方法まとめ
Slack
Slackは開発者色の強いチャットツールです。チャンネルという単位で議題を管理できます。Googleカレンダーなど他の多くのアプリと連携できる非常に拡張性の高いツールです。
チャットツールなので電話やメールより素早く気軽に会話できるのがメリットです。一方、気軽にメッセージを送りやすいのでルールを決めておかないと頻繁にメッセージが飛んできて気が散ります。
緊急時以外はダイレクトメッセージやメンションをしないなど相手の集中力を奪わない工夫をしましょう。
テレワークとしては、「勤怠などの各種連絡」、「相談」、「チャット会議」など幅広い用途に活用できます。チャットの記録も残るので議事録を残すのも楽です。
関連記事＞＞Slack(すらっく)の機能と活用法まとめ
Trello
Trelloはカードという単位でタスクが管理できるツールです。カードはリストで管理でき、簡単なマウス操作でリスト間を移動することができます。
カードの機能もなかなか豊富でコメントやチェックリスト作成・メンバー割り当て・ラベル付けなどかなり柔軟な使い方ができます。
チームでタスク管理する時にはかなり便利なツールです。
Googleドライブ
Googleドライブはクラウド上にファイルを格納できるWebサービスです。他のユーザとファイルを共有することもできます。
共有しなければ他のユーザがファイルを閲覧することはできませんが、重要なファイルは念のためパスワードを設定しておくことをおすすめします。
Googleスプレッドシート
Googleドライブ上で使用できる表計算ソフトです。EXCELはネットワーク上で共有するとわりとトラブルが多いですが、スプレッドシートは共有することを想定して作られているのでかなり柔軟に使えます。
EXCELと同様図の貼り付けや図形の追加も可能です。
表を作って問題や課題を共有する場合にも使えます。
また、Word版のGoogleドキュメントもあります。
esa.io
esa.ioは簡単に記事作成ができる情報共有サービスです。記事はチーム内のユーザのみ閲覧できます。(外部に公開することも可能です。)
マークダウンで書けるので初心者でも簡単に記事作成が可能です。テンプレも作れるので議事録や日報の作成にも活用できます。
有料ですが、月額1ユーザ500円なのでかなりお手頃価格ですね。無料トライアル期間は60日あります。
Googleドライブと比較するとファイルの格納にはやや不便ですが、カテゴリごとに情報を整理できるので必要な情報へのアクセスは早いです。
テレワークを円滑に進めるためには
テレワークの場合対面よりも情報や意図を伝えることが難しいため、コミュニケーションの回数が増えると多くの時間を失いやすいです。
できるだけ情報やドキュメントを充実させて不必要なコミュニケーションの回数を減らしましょう。
・連絡のルールを決めておこう
・ドキュメントを読んでもらおう
・情報やドキュメントの二重管理に注意しよう
連絡のルールを決めておこう
チャットや電話で連絡する場合の必ずルールを決めておきましょう。
チャットツールの通知や電話をポンポン飛ばすと作業が頻繁に止まり効率が悪くなります。
・緊急時はメンションでOK
・15時以降はメンションでOK
・できるだけまとめて連絡する
・顧客に事前に質問されそうなことは調べておく
などルールを明確にしておきましょう。
ドキュメントを読んでもらおう
電話にせよ、チャットにせよ言葉だけのコミュニケーションはお互いの時間をかなり使ってしまうので非常に効率が悪いです。
なのでわからないことがある場合はまずドキュメントを読んでもらうようにしましょう。当然ある程度の質問は刈り取れるようにドキュメントは充実させておく必要があります。
情報やドキュメントの二重管理に注意しよう
複数のファイル管理サービスや情報共有サービスを使っていると二重管理が起きやすいです。
「Googleドライブにもesa.ioにも同じような情報がある。しかもGoogleドライブの方だけ情報が更新されている」
のようなことはよくあります。
「どの情報をどこで管理するか？」ということを決めておきましょう。
ルールはメンバー全員にしっかりと通達することが大事です。
メールやチャットで送ると見落としやすいので、ルールもドキュメント化して共有しましょう。
Webサービス・アプリを活用してテレワークを円滑に進めよう
今回はテレワークに使える以下のアプリを紹介しました。
・Googleカレンダー
・Slack
・Trello
・Googleドライブ
・Googleスプレッドシート
・esa.io
職場の体制や考え方に合わせて最適なものを選んでいきましょう。
テレワークでは直接会うことができないため、コミュニケーションのコストが高くなります。Webサービスやアプリを活用して情報を充実させましょう。
テレワークにおすすめPC
▼WindowsのPCを買うなら▼
▼MacPCを買うなら▼
MacBook Air
関連記事＞＞Todoリストの作り方とおすすめツール3選
関連記事＞＞プロジェクト管理のためのSlack活用方法
