システム化したのに効果が出ない理由

勤怠管理をシステム化、営業管理をシステム化、飲食店では券売機を導入してお金の支払いをシステム化。
近年は様々な分野でシステム化が進んでいます。

しかし、せっかくシステム化したのに十分な効果が発揮されていない場合は意外とあります。
効率化の為のシステム化ですが、考えもなしにシステム化してしまうとかえって効率が悪くなってしまいます。

なぜシステム化が必要なのか?
をよく考えてから導入するようにしましょう。

なぜシステム化がうまくいかないのか?

他社がやっているから導入する

「他の会社でこんなシステムを導入していた、うちでもやってみよう」
「ライバルのラーメン屋が券売機を使っている。うちも券売機を導入しよう」

このような理由でシステム化をするとまず失敗します。
会社によって抱えている問題は違います。同業者であっても同じ悩みを抱えているとは限らないのです。他社ではどのような目的でシステム化したのかを明らかにし、自社の改善目的と合致するかを考えましょう。

導入計画を立てていない

導入してから効果が出るまでに時間がかかり、費用を回収するまでにはさらに時間がかかります。費用を回収するまでの計画を立てておきましょう。

他の方法を検討していない

この問題の解決にはこれしかないと決めつけて導入してしまうと失敗してしまう可能性があります。他にもっといい方法があるかもしれません。
システム化は費用が発生する為、システム化せずに済むならそれに越したことはありません。導入ありきにならないように注意しましょう。

システム化を成功させる為に考えるべきこと

導入の目的を明確にしよう

導入することでどのような問題を解決したいかを明確にしましょう。目的を明確にすることで、システム化以外の選択肢がないかという面も見えてきます。

他の方法がないか検討をしよう

現在検討しているシステム化が必ずしも最善の方法とは限りません。システム化しないという選択肢も含めて他の方法も検討し、最善のものを選ぶようにしましょう。

メリットとデメリットを明らかにする

システム化によって問題が解決したとしてもデメリットの方が大きければ現状より悪化する可能性があります。システム化のメリットとデメリットは明確にしておきましょう。
メリットとデメリットから費用対効果が十分かについて検討しましょう。

導入計画を立てよう

導入準備から費用回収までの詳細なスケジュールを立てましょう。
・いつまでに効果が出せるか
・いつ投資した費用が回収できるか

を明確にすることが大切です。

情報を共有しよう

情報を共有する為に導入が進んでいる部署ではノウハウを蓄積していきましょう。導入中に発生した問題や解決方法を残すことで同じ問題に突き当たった人の役に立ちます。
また、手順をマニュアル化しておくと初めて触った人でも使いやすくなります。

まとめ

コンピュータの技術が進歩し、多くの作業が人を介さず処理をできるようになりました。
様々な作業をシステムに置き換えることはできますが、導入はタダではありません。
目的を明確にし、費用対効果があるか考えて計画的に導入するようにしましょう。

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