作業効率化

3年活用してわかったTodoistのデメリット+改善方法

こんにちは、みやびのです。
今回は、「3年活用してわかったTodoistのデメリットと改善方法」というテーマでお話しします。

TodoistはTodoリストが簡単に作れるタスク管理ツールです。
簡単なマウス操作・キーボード操作でTodoリストが作れるので活用している方も多いと思います。

私も3年ほど前からTodoistを活用しています。
本記事では3年使った経験のうちに気づいたデメリットとその改善方法について紹介します。

本記事の内容は以下の通り。

・3年活用してわかったTodoistのデメリット
・Todoistのデメリットを考慮した上で活用する方法

3年活用してわかったTodoistのデメリット

デメリット
Todoistは簡単にTodoリストが作れる使いやすいツールです。スマホとも情報共有できるのでなかなか便利ですよね。

しかし、反面デメリットも少なくありません。

例えば以下のようなデメリットがあります。

・完了すると消えてしまうので達成感が薄い
・作業後の分析がしにくい
・日付をまたぐ作業の管理にはあまり向かない

デメリットを理解した上でうまく活用しましょう。

完了すると消えてしまうので達成感が薄い

Todoistは完了のチェックをつけるとリストから項目が消える仕組みです。

なので達成感がちょっと薄いですね。

「今日はこれだけ作業やったんやー。偉いな俺」
ということができません。

リストに達成感が欲しい場合は微妙ですね。

作業後の分析がしにくい

前述の通り、完了すると項目が消えてしまうので作業分析もしにくいです。

一応終わった項目も再表示できますが、いつ終わった作業なのかがわかりにくいので「1日にどれだけの作業をしたのか」がわかりにくい。

また、無料版だとメモ機能がないので作業の記録もできません。有料版を使うかカルマを10,000溜めればメモ機能は開放されますが、完了後消えてしまうのは変わらないのでやはり分析はしにくいです。

タスク管理においては作業分析が必須なのでそれがやりにくいのは大きなデメリットですね。

日付をまたがる作業の管理にはあまり向かない

「1日で終わるような作業の管理」や「運動など毎日の日課の管理」などにはよいツールなのですが、3日かかる作業など日をまたがるような作業の管理にはあまり向きません。

Todoistのデメリットを考慮した上で活用する方法

活用方法を考える
上記のようにデメリットがあるTodoistではありますが、便利で使いやすいツールであることに変わりはありません。

デメリットを考慮した上でうまく活用しましょう。

日課の作業に使う

運動や毎日のルーチンワークなどの日課の管理であれば全く問題ありません。

繰り返しの予定を設定する機能もあるのでかなり便利です。

私も筋トレやウォーキング・ルーチンワークなど毎日やる作業をTodoistに登録しています。

作業を細分化する

数日にまたがる作業はそのままだと管理しにくいですが、作業を細分化することでTodoistで管理しやすい形に変えることができます。

例えば「企画書を書く」という作業を細分化すると以下のようになります。

・取材する
・たたき台を作る
・メンバーとたたき台を共有して修正
・清書する

「1日目は取材+たたき台」、「2日目はメンバーとたたき台を共有して修正」のように作業を数時間で終わる作業に細分化すればTodoistでも管理しやすいです。

作業細分化の方法については「作業の細分化の方法」をお読みください。

Googleカレンダーと連携する

TodoistはGoogleカレンダーと連携可能です。
Googleカレンダーと連携することで、TodoistとGoogleカレンダーのタスクを相互で同期することができます。

Googleカレンダーにはメモ機能もありますし、終わった予定も残ります。

Googleカレンダーを見て達成感を味わうこともできますし、Todoist単体よりも作業分析がしやすいです。簡単な操作で連携ができるので是非活用してみてください。

GoogleカレンダーとTodoistの連携方法については「TodoistとGoogleカレンダーを連携しよう」をお読みください。

終わりに

Todoistは簡単な操作でTodoリストが作る便利なツールですが、デメリットも少なくありません。
今回紹介した通り以下のデメリットがあります。

・完了すると消えてしまうので達成感が薄い
・作業後の分析がしにくい
・日付をまたぐ作業の管理にはあまり向かない
・無料版だとメモができない

デメリットを考慮した上でうまく活用しましょう。
Googleカレンダーと連携する方法は特におすすめなので是非活用してみてください。

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  • この記事を書いた人
miyabikno

miyabikno

住んでいるところ:神奈川県。 SIer中小企業(C,VBA):8年(うち5年QA)。Web系ベンチャー(PHP,Javascript,Python):2年。フリーランス:2年。現在はブログをメインに活動しています。

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