作業効率化

【TRELLOの活用事例】付箋感覚で使える自由度の高いタスク管理ツール

タスク管理ツールは数え切れないほどありますが、自分にあった柔軟な使い方ができるものが理想です。
本記事では、実際に私がタスク管理に活用しているTrelloの使い方を紹介します

私はフリーランスの仕事とプライベートを含めた、1日のTodoをまとめて管理しています。
仕事のタスク管理とプライベートの時間管理のどちらにも活用いただける内容になっています。

今回紹介する「Trello」はいくつもあるタスク管理ツールの中でも自由度が極めて高く、柔軟な使い方ができるツールです。

https://trello.com/ja

柔軟なタスク管理が実現できることで作業が効率化できるだけでなく、残業が減ったり自由に使える時間が増えたりと生活そのものの改善も期待できます。

Trelloであなたなりのタスク管理の方法を見つけていきましょう。

執筆協力:はら様

Trelloで管理している主なタスク

Todo
はじめに、私がTrelloを活用して管理しているタスクを紹介していきます。
主に管理しているタスクは、「仕事のタスク」と「プライベートのタスク」に分けられます。

実際の活用事例として具体的に紹介していきます。

仕事のタスク

仕事に関するタスクには、主に以下のようなものがあります。

・記事作成
・ブログ記録
・記事のリライト
・執筆作業
・取材
・案件検索

など

どんなに忙しい日でも、いきなり仕事に取り掛かってはいけません。
作業の流れと時間を意識しないとそれぞれの作業が間延びし、余計に時間がかかってしまいます。

タスクの量と時間を意識し、どれくらいの時間でどの作業を終わらせていくのか計画を立てましょう
効率よくタスクをこなすことで、余計な残業を減らすことにもつながります。

仕事の多い忙しい日こそ、計画を立ててから作業に入るようにしましょう。

タスクによっては「チェックリスト」で作業を細分化することもあります。
例えば「記事作成」の際は、以下のようなチェックリストを作成しています。

このように一つのタスクを細分化することでそれぞれの作業にかける時間を区切ることができます。
時間を意識して作業を進めることで効率が上がり、より多くのタスクをこなすことができるようになります。

プライベートのタスク

仕事だけでなく、休日や帰宅後の流れを作っておくことも大切です
私がプライベートで管理しているタスクには、主に以下のようなものがあります。

・散歩
・ランニング
・洗濯
・水やり
・読書
・勉強

など

仕事以外の時間はついつい何も考えずに過ごしてしまいがちですが、私はプライベートの時間こそ充実させるべきだと考えています。

プライベートでの経験や習慣は、仕事にも大きく影響を及ぼすからです。
運動をする時間や読書の時間を確保したりその日の家事を決めたりすることで、生活を充実させていきましょう。

Trelloのリストの使い分け

ツール
私は、Trelloの「リスト」を大きく以下の6つに分けて管理しています。
・今日のTodo
・今日の完了タスク
・よく使うTodo
・今週のTodo
・今月のTodo
・今月の完了タスク
詳しく説明していきます。

1日のタスク管理

タスク管理としては、まず1日の流れをイメージすることが重要です。
私は3つのリストを使って1日のタスク管理を行っています。

今日のTODO・よく使うTODO

1日のタスク管理は、「今日のTodo」と「今日の完了タスク」の項目を使って行っています。
まず、「今日のTodo」にその日行うことをはめ込んでいきます。

「今日のTodo」を作成する際にそれぞれのカードに作業時間の目安を入力しておくのもおすすめです。
終了時間を意識することで作業に集中でき、自然と時間内に完了させる意識が芽生えます。

上記のように1日のTodoリストを作成しましょう。
毎日行うようなタスクは「よく使うTodo」に貯めておき、そこからドラッグすると便利です。

今日の完了タスク

タスクが完了したら、「今日の完了タスク」にドラッグして移します。
1日の終わりに「今日の完了タスク」を見直し、次の日のTodoを決めてしまいます。

この作業を繰り返すと1日の流れがイメージでき、作業効率が高まります。

長期的なタスク管理

タスク管理にはその日その日の管理だけでなく、長期的なタスクの管理も必要です。
長期的なタスクの管理には、3つのリストを使用しています。

今週のTODO・今月のTODO

締め切りのあるタスクや長期的に管理する必要のあるタスクは「今週のTodo」と「今月のTodo」の項目を使って管理しています。
週単位、月単位のタスク管理も容量は「今日のTodo」と同じです。

「今週・今月のTodo」に、することをはめ込んでいきます。

タスクが完了したら、「今月の完了タスク」にドラッグして移します。
「来月のTodo」等も作成しておくと、さらに先を見通したタスク管理が実現できるでしょう。

TRELLOで効率的なタスク管理を手に入れよう

<Trelloの活用事例まとめ>
・仕事もプライベートもタスク管理は重要
・作業を細分化して作業効率を上げよう
・自分が管理しやすいリストを作成しよう
・時間を区切って効率よくタスクをこなそう
・短期・長期でタスク管理をしよう

限られた時間の中で効率よく作業をこなすために、日々のタスク管理は非常に重要です。
Trelloを活用することで効率よく作業がこなせるだけでなく、生活そのものを改善することもできます。
時間を有効活用し、あなたの人生の自由な時間を増やしましょう。

Trelloまとめ>>Trelloのおすすめ活用方法まとめ

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  • この記事を書いた人
miyabikno

みやびの

住んでいるところ:神奈川県。 プログラミング歴は13年ほど。 ※プログラミングに関する無料相談・質問への回答は行っていません。

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