Todoリストの使い方

Todoリストは「やることをまとめるリスト」ということはわかるけど、具体的にどう使えばいいの?

という疑問を持っている方は多いと思います。

Todoリストはただやることを書いて行くだけでは十分に活用できません。

本記事では、Todoリストの有効な活用方法について説明します。

Todoリストの作成方法

Todoリストは以下の6つの手順で行っていきます。

  • 手順1.これからやる作業を全て書き出す
  • 手順2.作業を整理する
  • 手順3.必要な作業を洗い出す
  • 手順4.作業を細分化する
  • 手順5.書き出した内容をリストに転記する
  • 手順6.スケジュールを決める

具体的な作成手順については「Todoリストの作り方とオススメツールを紹介」にて紹介しています。

Todoリストの活用方法

Todoリスト
Todoリストは「作業の洗い出しと細分化」、「スケジュールの作成」、「各タスクの完了時」の3つの場面で活用できます。

作業の洗い出しと細分化

細分化

作業の細分化

Todoリストが活用できる一つ目の場面は「作業の洗い出しと細分化」です。

Todoリストにこれから行う全ての作業を洗い出していきましょう。

一通り洗い出しが終わったらタスクを細分化をします。
各作業を完了する為に必要な作業を子タスクとして書き出していきます。

子タスクはスケジュールを管理しやすくする為に、15分から1時間くらいの作業単位にしましょう。

リストの作成が終わったら作業日時を追加しましょう。
「○日にやる」ではなく「○日の14:00〜15:00」のように具体的な日時を決めることが大切です。

タスクの細分化

スケジュールの作成

カレンダー

Todoリストが活用できる二つ目の場面はスケジュールを作成する時です。

作成したTodoリストの作業をスケジュール帳に転記します。
作成の時に具体的な日時が決まっているのでタスクの内容をそのまま転記すればOKです。

各タスクの完了時

PDCAサイクル

三つ目は作業が完了した時です。
子タスクの作業が終わったら、必ずタスク単位でチェックマークを入れましょう。
チェックマークを入れることで作業漏れを防ぐことができます。

その際に気づいた点・問題点を書き込みましょう。

作業が一区切りついたら、ここで書き込んだ気づいた点や問題点を元に次回の作業の改善に役立てましょう。

Todoリスト作成のオススメツール

Todoリストの作成ツールについてはこちらにまとめています。
Todoリストのオススメツール

終わりに

Todoリストを改善すれば作業が明確になると共に作業漏れを防ぐことができます。

Todoリストは「作業の洗い出しと細分化」、「スケジュールの作成」、「各タスクの完了時」の3つの場面で活用し、作業改善を進めるようにしましょう。

Todoリストは作って終わりではありません。
「スケジュール帳と組み合わせる」・「定期的に項目を見直す」・「次の改善に役立てる」など、ただのチェックリストに終わらせないことが大切です。

Todoリストとスケジュール帳の二重管理が気になると思います。
TodoistとGoogleカレンダーを連携するとTodoリストとスケジュール管理を同時に行えます。

関連記事>>TodoistとGoogleカレンダーを連携する〜タスク管理を効率化しよう〜

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