今回は、「作業を細分化する方法」というテーマでお話しします。
難しい作業や複雑な作業であっても、細分化して小さな作業することで理解しやすい形に変換することができます。
細分化せずに難しい作業のままやると手が止まることが多くなりミスも発生しやすいです。
作業はより小さいサイズにして一つずつ優先順位をつけて取り組むようにしましょう。
本記事の内容は以下の通り。
・作業を細分化する手順
・作業細分化におすすめのツール
Table of Contents
作業を細分化する手順
細分化の手順は以下の5つです。
・情報を収集する
・作業を書き出す
・作業を細かく分ける
・優先度を決める
・スケジュールを作成する
情報を収集する
細分化するためにはまず情報収集が必要です。
情報収集の方法としては、「有識者に話を聞く」、「関連ドキュメントを読む」、「書籍やネットの記事を読む」などがあります。
有識者の話をまとめたり関連ドキュメントからやるべき作業を明確にしておきましょう。
また、書籍やネットの記事などから関連する知識について情報を収集したり仕事をする為の予習をしておきましょう。
作業を書き出す
集めた情報からどのような作業が必要か洗い出しを行います。
紙やPCなどに必要な作業を書き出していきましょう。
作業を細かく分ける
割り出した作業の中で細かく分けられる作業があればさらに細分化します。時間は1時間単位で分けてしまうと少々長いので、15〜30分単位くらいで分けましょう。
分けることが難しい作業は「〇〇の作業1」、「〇〇の作業2」など番号で分ける方法があります。
細分化したそれぞれの作業について作業時間の見積もりを行います。
1時間を超える作業があればさらに細分化できないか検討しましょう。
優先度を決める
次に作業の優先順位を決めましょう。
「この作業をやる為にはこれを先にやる必要がある」、「これは重要な作業だから先にやっておく」などどのような順番でやれば効率よく作業ができるのか考えながら優先順位を決めましょう。
スケジュールを作成する
優先順位が決まったらスケジュールを作成します。
作成した項目をスケジュール帳やカレンダーツールに完了までの作業を転記していきましょう。転記漏れがないように注意してください。
他の人にチェックしてもらう
細分化した作業項目やスケジュールを他の人にチェックしてもらいましょう。第三者の目で見てもらうことで自分では気づきにくい間違いや作業漏れを見つけてもらうことができます。
有識者に見てもらうことで作業漏れやスケジュールの問題などを指摘してもらうこともできます。
作業細分化におすすめのツール
作業細分化のおすすめのツールについて紹介します。
作業を効率化する為にはツールも有効に活用していきましょう。
Todoist
Todoリスト作成に特化したタスク管理ツールです。
プロジェクトやTodo単位で階層を作ることができるので作業を細分化したい時に便利です。
Todoistで作業を細分化する
1.プロジェクトを作成する
2.必要に応じて2階層、3階層と子プロジェクトを作成
3.プロジェクトに必要な作業をタスクとして追加
この段階では大項目〜中項目で切り分けします。
4.タスクの2階層目にそのタスク達成に必要な作業を追加
15分くらい１時間の作業に細分化します。
Trello
Trelloはカード単位でタスクを追加できるプロジェクト管理ツールです。
カード単位にチェックリストを作成することもできるのでタスク単位で作業を細分化することができます。
Trelloで作業を細分化する
1.プロジェクトを作成する
2.Todoのリストを作成する
3.Todoのリストにカードを追加していく
カードは大項目〜中項目の内容で作成します。
4.カードにチェックリストを追加
15分くらい30分の作業をチェックリストに追加していきます。
作業が終わったらチェックをつけていきましょう。
個人で使用する場合はTodoist、チームで使いたい場合はTrelloがおすすめです。
まとめ
難しい作業や複雑な作業は細分化することで簡単な作業とすることができます。
細分化は準備として「情報収集」を行って必要な作業を書き出し、より細かい作業に分けていきましょう。
細分化したら第三者にチェックしてもらい、作業漏れやスケジュールの問題を洗い出すことも大切です。
作業効率化の為にはツールを活用することも有効な手段です。
無料でも有用なツールはあるので積極的に活用するようにしましょう。
