「作業効率化のためにTodoリストを作ろうと思うけど、どう作ればいいの？」
という疑問に答えます。
Todoリストは「必要な作業の洗い出しや細分化を行うためのツール」です。
1つのプロジェクトからその作業を達成するために必要な作業を中項目・小項目と洗い出してリストアップして作成します。
本記事では、上記の洗い出し作業からツールを活用してのリスト作成までを具体的に説明します。
本記事の内容は以下の通り。
・Todoリストの作り方と作業の洗い出し手順
・Todoリストにおすすめのツール3つ
本記事を読めばTodoリストの作成方法やプロジェクトに合ったツールについて理解できます。
目次
Todoリストの作り方と作業の洗い出し手順
Todoリストの作成手順は以下の通りです。
- 手順1.これからやる作業を全て書き出す
- 手順2.作業を整理する
- 手順3.必要な作業を洗い出す
- 手順4.作業を細分化する
- 手順5.書き出した内容をリストに転記する
- 手順6.スケジュールを決める
手順1.これからやる作業を全て書き出す
最初にこれからやる必要のある全ての作業を洗い出します。
あまり細かいことは考えずに思いついた作業を全て書き出しましょう。
手順2.作業を整理する
洗い出した作業を整理していきます。
大きな作業(プロジェクトや大規模なタスク)を大項目とします。
大項目には「雑作業」や「その他」など雑務用の項目も用意しておくと整理しやすくなります。
大項目に属する作業や雑作業などはこの段階では分類しません。
大項目の例)「企画書を作る」、「プレゼンをする」、「〇〇という機能のプログラムを設計する」など
手順3.必要な作業を洗い出す
次に大項目を達成するために必要な作業を洗い出していきます。
手順1で洗い出した残りの作業があれば大項目に分類していきます。
特に属するものがなければ、新しい大項目を作るか雑作業に分類しましょう。
例)企画書を作る
・取材をする
・アイデアを練る
・実際に書く
手順4.作業を細分化する
中項目を15分〜1時間くらいの具体的な作業に細分化します。1つの作業の時間は自分の管理しやすい時間にしましょう。
中項目が短い時間で終わる作業であればそのままでも良いです。
自分の管理しやすいやり方でOK。
例)「企画書を作る」の作業を細分化
◆取材をする
・本で調べる:30分
・ネットで調べる:30分
・メンバーの意見を聞く:30分
◆アイデアを練る
・取材した内容をまとめる:30分
・アイデアをいろいろ書き出す:30分
・良いアイデアを2つくらいピックアップする:30分
◆実際に書く
・案1の企画書を書く:1時間
・案2の企画書を書く:1時間
具体的な作業を書いておけば作業をする時に迷うことがありません。
しかし、中には細分化しにくい作業もあります。
作業名を考えるのに時間を割くのは本末転倒なので、とりあえず「取材1」、「取材2」のように番号で管理しておきましょう。
書き出した内容をリストに転記する
書いた内容をそのままTodoリストに転記していきます。
スケジュールを決める
洗い出しが終わったらいつやるかを決めましょう。
「○日の15:00〜16:00にやる」など具体的な時間を決めておきましょう。
スケジュールを立てる時は問題や新たな作業が起こることを前提に立てる必要があります。
よって何も作業がない隙間時間を必ず作るようにしましょう。
問題が起きた場合や新たな作業が発生した場合は隙間時間を使って対応にあたります。
何もなければ隙間時間は作業を前倒したり雑務や改善作業などの時間にあてましょう。
作業が終わったらすぐにチェックマークをつける
作業が終わったらすぐにチェックマークをつけるようにしましょう。
気づいたことや問題があれば同時に書き込んでおきましょう。
新しい作業が発生したら項目を追加する
後になって足りない作業がわかったり作業中に問題が発生したりすることはよくありますよね。
新たな作業が発生したらリストを更新していきましょう。
更新のたびにスケジュール全体を見直しましょう。
Todoリストにおすすめのツール3つ
Todoリストにおすすめな以下の3つについて紹介します。
・Todoist
・Trello
・EXCEL
Todoistを使ったTodoリストの作り方
TodoistはTodoリスト作成に特化したタスク管理ツールです。
簡単なマウス・キーボード操作でタスクリストやタスク階層の作成ができます。
個人でTodoを管理する場合はTodoistがおすすめです。
Todoistに登録する方法については「Todoistに登録する方法〜無料で使えるTODOリスト〜」をお読みください。
TodoistでTodoリストを作る例
上記の「企画書を作る」の例で手順を説明します。
タスクは以下のように分類します。
・大項目：プロジェクト
・中項目：タスク
・小項目：子タスク
手順は以下の通り。
1.まずはプロジェクト「企画書を作る」を作成します
2.プロジェクト「企画書を作る」に移動して中項目を追加します
3.タスクの下に小項目を追加します
4.子タスクに日程を割り当てます
Todoistを活用したTodoリストの運用方法(作成中)
関連記事＞＞Todoリスト作成におすすめツール「Todoist」
Todoistをさらに有効に使う方法
TodoistはGoogleカレンダーと連携することもできるのでタスクをカレンダーに反映することができます。
Googleカレンダーと連携すればタスク管理ツールとカレンダーツールの二重管理も軽減できます。
TodoistとGoogleカレンダーを連携する方法については「TodoistとGoogleカレンダーを連携する〜タスク管理を効率化しよう〜」にて説明しています。
Trelloを使ったTodoリストの作り方
Trelloはカードという単位でタスク管理できるプロジェクト管理ツールです。
こちらも会員登録が必要です。
チームでTodoを管理したい場合にはおすすめです。
TrelloでTodoリストを作る例
Trelloを作る場合以下のように項目を分類します。
・大項目：リスト
・中項目：カード
・小項目：チェックリスト機能
手順は以下の通り。
1.リストを作成します
2.リストに中項目の名前でカードを追加します
3.カードのチェックリストを追加します
4.チェックリストの項目単位でスケジュールを立てます
Trelloを活用したTodoリストの運用方法(作成中)
【自作】エクセルを使ったTodoリストの作り方
EXCELやスプレッドシートなどの表計算ソフトを活用して自作のTodoリストを作成する方法です。
上記のTodoistやTrelloはかなり優秀なツールなのでEXCELやスプレッドシートで作る意味は薄いですが、職場によっては会員登録系のサイトは難しい場合があると思います。
簡単なリストを作るだけならEXCELやスプレッドシートで作るのもありです。
フォーマットは自由ですが、リストは1から自分で作る必要があります。
また、当然ですがタスク管理に特化したツールではないのでリマインダーなどの機能はありません。
ExcelでTodoリストを作る例
大項目・中項目・小項目・作業予定日・完了日・気づいた点・改善方法をラベルにして表を作成します。
項目の内容を転記して表を作成します。
小項目が完了したら完了日に日付を記入しましょう。
何か問題があれば気づいた点に記入し、改善方法で対策を考えます。
個人で使うなら「Todoist」、チームで使うなら「Trello」、作成が苦でなければ「EXCEL」が良いでしょう。
終わりに
Todoリストを作成する手順は以下の6つです。
- 手順1.これからやる作業を全て書き出す
- 手順2.作業を整理する
- 手順3.必要な作業を洗い出す
- 手順4.作業を細分化する
- 手順5.書き出した内容をリストに転記する
- 手順6.スケジュールを決める
作業が終わったら都度チェックをつけることが大切です。
TodoリストはEXCELなどでも作成できますが、ツールを活用することでより効率的に作成できると共にタスク管理やスケジュール管理がセットでできます。
無料のツールでも優秀なものは多くあるので積極的に活用するようにしましょう。
