「なぜか仕事に異様に時間がかかる」
「残業ばかりでなかなか帰れない」
という悩みを解決するための記事です。
仕事に時間がかかったり残業が多かったりするのは気づかないうちに無駄な作業が増えてしまっているためです。
無駄は意識しないと気づかないものも少なくありません。
何も考えずに作業をしているとどんどん無駄が増えてしまいます。
仕事を終わらせて早く帰るためにも意識して無駄な作業を削っていきましょう。
今回は無駄な作業を減らす手順について紹介します。
本記事の内容は以下の通り。
・無駄な作業を見つけて削減する6つの手順
・無駄な時間を減らす3つのメリット
Table of Contents
無駄な作業を見つけて削減する6つの手順
無駄な作業を削減するための5つの手順について紹介します。
具体的には以下の5つです。
・作業を書き出す
・作業を細分化する
・無駄な作業がないか見直す
・スケジュールを立てる
・作業経過を記録する
・フィードバックする
作業を書き出す
作業の開始から終了までに必要な作業を全て洗い出し書き出しましょう。
作業を書き出す段階では深く考える必要はありません。思いつく限り作業を書き出しましょう。
ただし、作業漏れがないように必要な作業は全て書き出すことが大切です。
必要に応じてドキュメントをチェックしたり有識者に話を聞いてみましょう。
作業を細分化する
何時間・何日とかかる作業をそのままスケジュールしようとすると作業の全貌が見えにくいです。
作業は必ず細分化するようにしましょう。
細分化の単位は管理しやすい時間でOKですが、15分～1時間くらいが目安です。
細分化する過程で見えてくる作業もありますのでそれも書き出しましょう。
関連記事＞＞作業の細分化の方法
無駄な作業がないか見直す
作業を書き出したら無駄な作業がないか見直します。
書き出してみると「これいるのか？」という作業や「これとこれはほとんど同じチェックだ」のように無駄な作業が見つかる場合があります。
無駄な作業については統合や簡略化・削除ができないか検討しましょう。
スケジュールを立てる
作業を細分化したらスケジュールを立てましょう。
無駄をなくすにはいつ・どれくらいの時間をかけてやるか決めることが大切です。
スケジュールを立てたらスケジュール帳やカレンダーツールに当てはめましょう。
予定は完了までの予定を全て入れます。
予定に入れることで予定が可視化できるだけでなく、隙間時間も明確になります。
隙間時間は重要な作業を早期に着手する為に利用したり勉強をしたり改善作業をするなど有効に活用するようにしましょう。
また、期限ギリギリのスケジュールとはせずに余裕を持ってスケジュールを作成することが大切です。
不足の事態に備えましょう。
作業経過を記録する
スケジュールに従って作業しつつ作業経過を記録していきましょう。
記録する内容は以下の通りです。
・作業内容
・作業した時間帯
・特記事項やトラブルなど
Googleカレンダーなどのカレンダーをアプリを使えば視覚的に確認しやすいので活用するのがおすすめです。
フィードバックする
作業をしたら作業経過から問題点を見つけてフィードバックしましょう。
フィードバックの観点としては、
・無駄な作業はないか
・予定より時間のかかっている作業はないか
・問題点の確認
・作業の順番は適切だったか
です。
時間がかかっている作業についてはなぜ時間がかかっているかを明確にしましょう。理由を明確にしたらどのようにすれば改善できるかを考えます。
また、無駄な作業がないか改めて確認することが大切です。
無駄な時間を減らす3つのメリット
無駄な作業を減らすメリットとしては、以下の3つがあります。
・早く帰ることができる
・重要な作業に早期に着手できる
・余裕を持って作業をできる
早く帰ることができる
早く帰ることができるのが1つ目のメリットです。
定時後も働けば残業代が出るので短期的にはお金が増えますが、遊ぶ時間や自己投資の時間がなくなってしまうので長期的に見ると損失が少なくありません。
私も残業代を稼ぐために無駄な残業をしていることもありましたが、さっさと帰って勉強や新しいことに挑戦する時間に使った方がよかったと少し後悔しています。
無駄を無くして早く帰れる日は早く帰ることが大切です。
重要な作業に早期に着手できる
無駄な作業を減らして時間を作ることができれば重要な作業に早期に着手できます。
無駄な作業で手間取っていると重要な作業の開始が遅くなりため、期限がギリギリになりやすいです。
期限ギリギリだと直前で重大な問題が起きた場合に対処できません。
無駄な作業を減らして重要な仕事の時間を増やすことが大切です。
余裕を持って作業をできる
無駄な作業を削減できれば全ての仕事に対して余裕を持って臨むことができます。
無駄が多いと作業時間がぎちぎちになってしまい余裕が全くありません。
余裕がないためミスも多くなってきます。
時間に余裕を持つためにも無駄をできるだけ減らすようにしましょう。
まとめ
普段何気なくやっている作業にも無駄は必ずあります。常に作業を改善する思考を持つことが大切です。
昨今は作業のスピードアップが求められているため、無駄な作業を無くしていくことは今まで以上に重要となっています。
時間がかかっている作業や重複している作業などは積極的に見直して改善するようにしましょう。
スケジュールを立てて実践したらフィードバックすることも大切です。
日々、しっかりと計画を立てて作業を見直し作業の無駄を無くしていくようにしましょう。
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