難しい作業や複雑な作業をそのまま始めてしまうと問題が起きた時に手が止まりやすく思った以上に時間がかかります。
難しい作業・複雑な作業のままやらずに小さな作業に細分化しましょう。
大きな作業のままだと難しく見えたものも小さな作業として見れば難しくはありません。
作業を細分化するメリットとしては、「やることが明確になる」、「作業漏れが発生しにくくなる」、「時間配分をより細かく設定できる」、「依頼する作業が明確になる」などがあります。
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作業を細分化するメリット
やることが明確になる
細分化すれば複雑な作業も単純な個々の作業にできます。
大きな作業として見ると何から手をつけなければ行けないか分からない場合も多いです。
例えばカレーを作るという作業をする場合です。
「カレーを作る」だけだとカレーを作ったことがない人には何をすればいいか分かりません。
そこで以下のようにカレーを作る手順を細分化しましょう。
◆カレーを作る手順を細分化する
・野菜と肉を一口大に切る
・野菜・肉を炒める
・野菜・肉を鍋に入れる
・鍋に水を加える
・沸騰したらあくを取る
・弱火から中火で煮込む
・ルウを入れて溶かす
・とろみがつくまで煮込む
のように料理の手順を書いていけば初めてやる人は手順通りやっていけば作れます。
作業漏れが発生しにくくなる
複雑な作業を1つの作業として見ると作業の全貌が見えにくいため、作業漏れが出やすいです。
いくつかの細かい作業として切り分けることで、やるべき作業が明確になるため作業の漏れが発生しにくくなります。
時間配分をより細かく設定できる
前任者の話や今までの経験から
「この作業は全体でこれくらいの作業がかかる」
ということを見積もれると思いますが、全体の時間だけみると見積もりが甘い可能性があります。
カレーを作る手順であれば「野菜と肉を一口大に切る作業を5分でやる」など作業単位で時間を見積もることができます。
作業を細かく見積もることで、より正確な見積もりができるだけでなく、時間がかかりそうな作業など改善できる点も見えてきます。
また、細分化した作業の時間を出すことができれば、スケジュールにも組み込みやすくなります。
依頼する作業が明確になる
他の人に依頼が必要な作業が早い段階で明確になります。
また、誰でもできるような簡単な作業であれば他の人にやってもらうということもできます。
作業細分化におすすめのツール
作業を効率化するためにはツールも有効に活用していきましょう。
以下に作業細分化のおすすめツールを紹介します。
Todoist
Todoリスト作成に特化したタスク管理ツールです。
プロジェクトやTodo単位で階層を作ることができるので作業を細分化したい時に便利です。
Todoistで作業を細分化する
1.プロジェクトを作成する
2.必要に応じて２階層、３階層と子プロジェクトを作成
3.プロジェクトに必要な作業をタスクとして追加
この段階では大項目〜中項目で切り分けします。
4.タスクの２階層目にそのタスク達成に必要な作業を追加
15分くらい１時間の作業に細分化します。
関連記事＞＞Todoistに登録する方法
Trello
Trelloはカード単位でタスクを追加できるプロジェクト管理ツールです。
カード単位にチェックリストを作成することもできるのでタスク単位で作業を細分化することができます。
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Trelloで作業を細分化する
1.プロジェクトを作成する
2.Todoのリストを作成する
3.Todoのリストにカードを追加していく
カードは大項目〜中項目の内容で作成します。
4.カードにチェックリストを追加
15分くらい１時間の作業をチェックリストに追加していきます。
作業が終わったらチェックをつけていきましょう。
個人で使用する場合はTodoist、チームで使いたい場合はTrelloがおすすめです。
まとめ
難しい作業や複雑な作業であっても細分化して個々の作業として考えれば難しくありません。
作業を始めてから手を止めないためにも作業を細分化してからスケジュールに組み込むようにしましょう。
タスク管理ツールやスケジュール管理ツールは無料で使える範囲でも使いやすいものもあります。
作業効率化のためにツールを採用することも検討しましょう。
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作業効率化の方法をこちらの記事にまとめています。
作業効率化の方法まとめ
