無駄な作業を減らす3つのメリット

「なぜか仕事に異様に時間がかかる」
「残業ばかりでなかなか帰れない」
という悩みを解決するための記事です。

仕事に時間がかかったり残業が多かったりするのは無駄な作業があるからです。
何も考えずに作業をしているとどんどん無駄が増えていきます。

仕事を終わらせて早く帰る為にもできる限り無駄な作業を削っていきましょう。

そこで今回は、
・無駄な時間を減らす3つのメリット
・無駄な作業を減らす5つの手順
について説明します。

無駄な時間を減らす3つのメリット

メリット
無駄な作業を減らすメリットとしては、

・早く帰ることができる
・重要な作業に早期に着手できる
・余裕を持って作業をできる

などがあります。

早く帰ることができる

早く帰ることができるのが1つ目のメリットです。

残業代が多いから稼げると思うかもしれませんが、残業は損失が大きいです。
私も残業代を稼ぐために無駄な残業をしていることもありましたが、さっさと帰って勉強や新しいことに挑戦する時間に使った方がよかったと少し後悔しています。

無駄を無くして早く帰る日はさっさと帰りましょう。

重要な作業に早期に着手できる

無駄な作業を減らして時間を作ることができれば重要な作業に早期に着手できることがメリットの1つです。

無駄な作業で手間取っていると重要な作業の開始が遅くなりため、機嫌がギリギリになりやすくなります。
重要な問題の見落としに繋がるため、無駄な作業を減らして重要な仕事の時間を増やすことが大切です。

余裕を持って作業をできる

無駄な作業を削減できれば全ての仕事に対して余裕を持って臨むことができます。

無駄が多いと作業時間がぎちぎちになってしまい余裕が全くありません。
余裕がないためミスも多くなってきます。

時間に余裕を持つためにも無駄をできるだけ減らすようにしましょう。

無駄な作業を見つけて削減する5つの手順

Todo
無駄な作業を削減するための5つの手順について紹介します。
・作業を書き出す
・作業を細分化する
・無駄な作業がないか見直す
・スケジュールを立てる
・フィードバックする

作業を書き出す

作業の開始から終了までに必要な作業を全て洗い出してみましょう。もれなく書き出すことが大切です。必要に応じてドキュメントをチェックしたり有識者に話を聞いてみましょう。

作業を細分化する

何時間・何日とかかる作業をそのままやろうとすると全貌が見えにくいです。作業は必ず細分化するようにしましょう。
1時間以内で終わる小さな作業に分割します。
細分化する過程で見えてくる作業もありますのでそれも書き出しましょう。

関連記事>>作業を細分化するメリット〜複雑な作業は細分化しよう〜

無駄な作業がないか見直す

まずは時間のかかっている作業がないか見直します。時間がかかっている作業についてはなぜ時間がかかっているかを明確にしましょう。理由を明確にしたらどのようにすれば改善できるかを考えます。

次に重複している作業がないか見直します。同じような作業を2度やっても仕事としては何のメリットもありません。これらの作業については統合や簡略化・削除ができないか検討しましょう。

スケジュールを立てる

作業を細分化したらスケジュールを立てていくようにしましょう。

無駄をなくすにはいつ・どれくらいの時間をかけてやるか決めることが大切です。スケジュールを立てたらスケジュール帳やカレンダーツールに当てはめましょう。
予定は完了までの予定を全て入れます。
予定に入れることで予定が可視化できるだけでなく、隙間時間も明確になります。隙間時間は重要な作業を早期に着手する為に利用したり勉強をしたり改善作業をするなど有効に活用するようにしましょう。
期限ギリギリのスケジュールとはせずに余裕を持ってスケジュールを作成しましょう。不足の事態に備えることが大切です。

フィードバックする

スケジュール通りにやっただけでは無駄はなくなっていきません。スケジュールを実践したら必ずよかった点や悪かった点を見つけてフィードバックしましょう。

フィードバックの観点としては、
・無駄な作業はないか
・予定より時間のかかっている作業はないか
・問題点の確認
・作業の順番は適切だったか

です。
効率の悪い順番や手戻りがなかったか見直しましょう。

まとめ

作業のスピードアップが求められている為無駄な作業を無くしていくことは今まで以上に重要となっています。
普段何気なくやっている作業にも無駄は必ずあります。時間がかかっている作業や重複している作業などは必ず見直すようにしましょう。

スケジュールを立てて実践したらフィードバックすることも大切です。
日々、しっかりと計画を立てて作業を見直し作業の無駄を無くしていくようにしましょう。

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