作業効率化

ITエンジニアが仕事で成功するための5W1H思考

文章をまとめる時や課題を解決する時に5W1Hが大事という話はよく聞くと思います。
5W1Hには説明に説得力を持たせたり、意図を伝えやすくしたりなど様々な効果があります。

「When(いつ)」、「Who(だれが)」、「Where(どこで)」など単純な言葉からアプローチをかけていくため、子供の作文から大人の提案書まで様々な場面で活用できるフレームワークです。
もちろんITエンジニアの仕事でも活用できます。

5W1Hはシンプルな思考をする上で非常に有用なツールですが、うまく使いこなせていない方も多いでしょう。
私自身もあまり活用できていません。

ということで(私自身の勉強も含めて)今回は5W1Hをより活用について記載していきます。

5W1Hとは?活用方法も紹介

5W1H
5W1Hは、文章や説明を組み立てるためのツールです。
学校や職場で何度かは聞いたことがあると思います。

「When(いつ)」、「Who(だれが)」、「Where(どこで)」、「What(何を)」、「Why(なぜ)」、「How(どのように)」の頭文字を取ったものです。

「いつ」、「どこで」など視野を広げることでより広範囲から物事を考えることができます。6つありますが、全てを使う必要はありません。

重要ではない要素を省くことも考えましょう。

例)
When→今日
Who→私が
where→取引先の会社で
what→プレゼンをした

上記の通り「Why」と「How」を使わなくても十分意味は通じます。

また、「なぜ〇〇なのか」のように一つのWを掘り下げていくことで問題の本質となる部分を追求することができます。

例)
今日私は仕事で失敗した
Why1:なぜ失敗した?→仕事に集中できていなかった
Why2:なぜ集中力がなかった?→仕事中眠気が出ていた
Why3:なぜ仕事中に眠気が出ていなかった→昨日の寝るのが遅かった
Why4:なぜ寝るのが遅かった→ついついスマホを触って遅くまで動画を見てしまった

上記のようになぜを追求していくことで問題の根本原因が見えてきます。
根本原因が見えれば「寝る前にスマホを触るのはやめよう」などの具体的な対策を打つことが可能です。

5W1HはITエンジニアの仕事をする時にも活用できる

メリット
ITエンジニアも5W1Hを活用することで以下の4点について改善できます。

・作業の目的を明確にできる
・ドキュメントを書く時に意図が明確にできる
・問題点を考える時に役立つ
・企画や提案も通しやすくなる

作業の目的を明確にできる

5W1Hを活用し、目的を展開していくことで作業の目的の本質的な部分を追求することができます。

例えば「企画書を作る」という目的があった場合に以下のように目的をたどっていき本質的な目的を探します。

◆企画書を作る目的はなに?
→企画やアイデアをまとめる
◆企画やアイデアをまとめる目的はなに?
→新しい商品を開発する
◆新しい商品を開発する目的はなに?
→売上をアップする
◆売上をアップする目的はなに?
→会社の利益をあげる


本質的な目的を探らずにただ「企画書を作る」という目的だけで作業を始めてしまう人も多いと思います。
しかし、これだと勘違いを生むかもしれませんし、手戻りが発生し、多くの時間を無駄にかもしれません。

本質的な目的を探っていくことで、
上記のようにたどっていくことで目の前の作業は何の目的で行っているか明確にできます。

ドキュメントを書く時に意図が明確にできる

エンジニアは仕様書を報告書など様々なドキュメントを作成する機会があります。
ドキュメントを書く時に5W1Hに当てはめながら書くことで伝わりやすい文章にすることが可能です。

例)
What:機能実装にはなにが必要なのか?
Where:どこに実装するのが最適か?
How:どのような方法で機能を実現するのか?

のように5W1Hに関する質問を想像し、それに答える形で文章を書いていきましょう。

問題点を考える時に役立つ

エンジニアの仕事をしているとプログラムの不具合や仕様の課題など様々な問題に出くわします。
5W1Hはこういった問題が起きた時にも活用することが可能です。

問題が起きた場合、Why(なぜ)を追求する場合が多いと思いますが、以下のように他のWやHも問題の追及に活用できます。

・When:いつ起こるのか?
・Where:どこで不具合が起きたのか?
・What:何が問題なのか?
・How:どのような条件?

「Why」だけを追求すると問題の本質を見落とす可能性があります。他のフレームワークも活用しましょう。

企画や提案も通しやすくなる

エンジニアは上司やお客様に提案する場面もあります。
5W1Hを活用ことで提案の説得力を上げることができます。

Why:なぜこの商品が必要なのか?
What:この商品は何ができるのか?
How:どのような方法でこの商品を作るのか?

など、5W1Hに関する回答を用意しておくことで上司やお客様から来るであろう質問を事前に予想して潰すことが可能です。

まとめ

仕事を便利にするための考え方は様々なものがありますが、5W1Hはその中で最もシンプルと言えるものです。
エンジニアとして仕事をするときも様々な作業の基盤となるため、有効に活用することで円滑な作業を行うことができます。

シンプルな思考で作業をするために5W1Hを活用していきましょう。

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miyabikno

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住んでいるところ:神奈川県。 SIer中小企業(C,VBA):8年(うち5年QA)。Web系ベンチャー(PHP,Javascript,Python):2年。フリーランス:2年。現在はブログをメインに活動しています。

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